Die umfangreiche Funktionalität der Software und die intuitive Bedienung macht collabtive vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, insbesondere jedoch auch für Freelancer interessant. Die Funktionen reichen dabei von einigen Kernfunktionen – wie der rollenbasierten Zugriffsverwaltung, dem Instant Messaging, der Dateiverwaltung oder der Zeiterfassung – über verschiedene Berichtfunktionen (Statistiken, RSS-Feeds, etc.) bis hin zu speziellen Features (Schlagwörter/Tags, Basecamp Import und vielen mehr).

Ergänzt werden diese Funktionen durch die “geringen” Systemvoraussetzungen für die Projektmanagement Lösung. So ist es zum Beispiel egal, ob collabtive im Web oder auf einem eigenen Server installiert wird. Es werden sämtliche wichtigen Browser wie Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera usw. unterstützt, wodurch die Open-Source Software von nahezu jedem potentiellen Anwender problemlos genutzt werden kann. Tauchen tatsächlich einmal Probleme während der Installation, der individuellen Anpassung oder der späteren Anwendung auf, kann zudem der Service des Herstellers sowie eine umfangreiche Community zur Beantwortung der Fragen genutzt werden.

Projektmanagement bedeutet, eine Serie an Prozess-Schritten und Aufgaben in Abhängigkeit von einem Zeitrahmen zu planen und einzuteilen, um einen bestimmten definierten Output zu erzielen. Mithilfe von dotProject können diese Aufgaben verteilt und gemanaged werden, sowie Zeitpläne erstellt, Informationen verteilt und die Kommunikation zum Projekt gesteuert werden.

dotProject ist wie andere Programme auch in einzelne Programm-Module aufgeteilt. Neben der freien Downloadvariante gibt es inzwischen speziell für einzelne Firmen angepasste und weiterentwickelte Versionen.

Enthalten sind in dotProject unter anderem ein Projektplaner, ein Terminplaner und Aufgaben-Listen. Für die Servicebereiche von Unternehmen gibt es Trouble Ticket und Warneinheiten. Des Weiteren ist eine Benutzerverwaltung mit Rechtevergabe und Profilzuordnung erhältlich.

Neben dem Help Desk existieren noch die Funktionen Bericht, ein Forum und diverse Filterfunktionen. Das Programm kann somit in einer breiten Reihe von Anwendungen und Umgebungen eingesetzt werden. Seine Einsatzgebiete reichen von Einzelpersonen, über kleine Büros, Schulen oder Abteilungen im öffentlichen Dienst, bis hin zu größeren Firmen.

Systemvorraussetzung für den Betrieb der Software ist ein Server, der die Skriptsprache PHP und MySQL unterstützt. Als webbasierter Dienst (dotProject ist kein Desktop-Programm) wird für den Betrieb ein funktionierender Browser benötigt. Die Anwendung läuft auf den Plattformen Linux und Windows. Als Skriptsprache wird PHP ab Version 5.0 eingesetzt, frühere Versionen werden nicht mehr unterstützt. Apache wird ab 1.3.27. empfohlen, bei Apache2 ist der Release 2.0.49 zu empfehlen. MySQL sollte ab Version 4.1. eingesetzt werden.

dotProject oder auch in der Kurzform dP erhielt seinen Namen 2000 von der Plattform dotmarketing.org, die das Projekt begannen. Ziel damals war es, ein innovatives Projektmanagement-Werkzeug zu entwickeln. Gedacht war das Projekt als Open Source Alternative für die kommerziellen Anwendungen der großen Softwarehäuser. Auch heute noch wird das Projekt von Entwicklern in aller Welt als Community-Projekt ehrenamtlich weiterentwickelt. Das Überleben des Projektes wurde und wird unter anderem durch das Sponsoring (kostenloses Hosting) von Big Blue Hat unterstützt. Dokumentiert wird die Software in MediaWiki, wo sich Online-Handbücher und Bedienungsanleitungen finden.

Wie es der Name bereits impliziert, ist PHProjekt (www.phprojekt.com) in der Programmiersprache PHP geschrieben und ermöglicht so einen Einsatz dieser überzeugenden Groupware-Lösung auf nahezu allen Plattformen und einer Vielzahl von Webservern. Zu den unterstützten Plattformen zählen MacOS, Unix, Linux, Windows, Solaris und OS/2, im Bereich der Webserver erfahren zum Beispiel Apache und Sambar die nötige Unterstützung.

Unter dem Begriff  “Groupware” ist in der Praxis so genannte kollaborative Software beziehungsweise Gruppen-Software zu verstehen. Diese ermöglicht die Zusammenarbeit von fest angestellten Mitarbeitern, Freelancern und ganzen Mitarbeiter-Teams über große räumliche Distanzen.

Eine Vielzahl von Arbeitskräften und Entscheidern kann so ein und das selbe Projekt mit Hilfe einer Groupware-Lösung auch zeitlich unabhängig voneinander bearbeiten.

Funktionsvielfalt und modularer Aufbau: PHProjekt

Die Groupware-Lösung PHProjekt ist modular aufgebaut und lässt sich so vom zuständigen Administrator recht einfach an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens oder der Arbeitsgruppe anpassen. Module wie ein Kalender, eine Kontaktverwaltung, zahlreiche Helpdesk-Funktionalitäten, und natürlich das zentrale Projektmanagement, befriedigen sicher den Bedarf der allermeisten Unternehmen.

Durch diesen modularen Aufbau spricht PHProjekt tatsächlich eine äußerst breite Zielgruppe an. Diese reicht von Internet-Startups mit schlanker Unternehmensstruktur bis hin zu kostenbewussten Mittelständlern, die bei den Auswahlkriterien der Groupware-Lösung die Kosten höher gewichten als einen externen Kundensupport.